图书馆办公室文书材料的收集、归纳、整理的管理由资料室统一负责。
1、资料室职责
（1）负责整理、收集和统一各类文书材料
（2）负责各类文书材料的安全，并按照规定销毁和移交保密材料。
2、资料员职责
（1）认真的贯彻落实学院和国家有关文书工作的各项规定，严格遵守文书工作的各项规章制度，积极工作，忠于职守，努力完成馆内的各项任务。
（2）严格安全制度，维护文书材料的安全和完整。
（3）按照防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫要求，定期检查，确保文书材料的安全。
3、文书材料的归纳范围
（1）上级部门的文书材料：
上级部门召开的需要贯彻执行的会议的重要文件材料；
上级部门颁发但需要贯彻执行的法规性的文件及批发性的文件；
上级领导视察、检查我馆工作时的重要指示、讲话、题词、照片及特殊保存价值的录音、录像材料等。
（2）院办、党办的材料：
院办、党办的名义召开的综合性工作会议的材料；
院办、党办召开的图书馆专题会议的记录、纪要及文件材料；
院办、党办的名义举办的大型活动的文字材料；
院办、党办办公室直发的各类文件及其签发稿、重要文件的修改稿和与其相关的文字材料；
院办、党办反映重要活动的简报、文献材料；
院办、党办与有关单位签订的各种合同书、协议书等文件材料。
4、审批程序
信息人员将清样报办公室主任审定，分管领导审批、签发。上报有关部门审批。重要信息需书记、院长签发。
5、文书档案管理规则
（1）文书材料反映了一个馆的工作面貌，凡应该归档的资料、文件，应在工作告一段落后，及时整理原始资料归档。
（2）归档材料应字迹清楚，用钢笔或中性笔书写，不得用圆珠笔及复写纸复写。
（3）管理人员应有收集意识，主动收集材料，注重平时材料的积累并归类保存。
（4）上级下发的有关文件，应建立文件收到簿，并及时交馆领导读阅，阅后注意回收保管。
（5）本馆上报文件应建立签发登记，以便备查。
（6）所管理的文件应定期清点。凡与本馆有关的备查文件，原件归档，副件需保留。